Wer schon einmal am Verhandlungstisch mit den Kostenträgern saß, weiß, wie zäh es dort um jeden Cent geht. Personalkosten, Tarifsteigerungen, Energie – die großen Blöcke werden Position für Position geprüft, und am Ende steht ein Entgelt, das selten üppig ausfällt. Verständlich, dass die ganze Aufmerksamkeit auf diese Verhandlung fließt. Dabei liegt ein wirksamer Ergebnishebel abseits des Verhandlungstisches – einer, über den Sie ganz allein entscheiden: der Lebensmitteleinkauf.
Warum die Erlösseite gedeckelt ist
Das Heimentgelt einer stationären Pflegeeinrichtung setzt sich aus drei Teilen zusammen: dem eigentlichen Pflegesatz für die pflegebedingten Aufwendungen, dem Entgelt für Unterkunft und Verpflegung sowie den gesondert berechenbaren Investitionskosten. Die Verpflegung – und damit der Lebensmitteleinkauf – steckt im mittleren Teil, dem Entgelt für Unterkunft und Verpflegung.
Allen drei Teilen ist eines gemeinsam: Die Erlösseite verhandeln Sie nicht frei, sondern mit Dritten – mit den Pflegekassen und den Sozialhilfeträgern. Diese Entgelte sind kalkuliert, begründet und in aller Regel gedeckelt. Eine Anhebung müssen Sie beantragen, belegen und durchsetzen; sie gilt für die Zukunft, kommt oft mit Verzögerung und selten in voller Höhe. Kurz: Auf der Erlösseite haben Sie wenig, was Sie allein und sofort bewegen können.
Der blinde Fleck: die Kostenseite unter dem Verpflegungsentgelt
In der Verhandlung dreht sich fast alles um das Personal – zu Recht, es ist der mit Abstand größte Block. Die Verpflegung dagegen wird meist als ein einziger, feststehender Tagessatz behandelt und dann abgehakt. Genau hier entsteht der blinde Fleck. Denn hinter dem verhandelten Verpflegungsentgelt liegt eine zweite, ganz andere Zahl: der tatsächliche Lebensmittel-Wareneinsatz, den Ihre Küche real einkauft. Und diese Zahl ist nicht von den Kostenträgern gedeckelt – sie hängt an Ihrem Einkauf.
Das verändert die Perspektive: Das Verpflegungsentgelt auf der Erlösseite ist verhandelt und liegt fest. Was Sie darunter für die Ware ausgeben, ist es nicht. Zwischen beiden liegt der Spielraum – und der gehört Ihnen.
Warum der Wareneinkauf der stille Gewinnhebel ist
Ein eingesparter Euro im Wareneinkauf verhält sich grundlegend anders als ein zusätzlich verhandelter Euro auf der Erlösseite. Den verhandelten Euro müssen Sie erst durchsetzen, begründen und abwarten. Den eingesparten Euro entscheiden Sie selbst – und er bleibt vollständig und dauerhaft im Haus. Niemand muss ihm zustimmen, er muss mit niemandem geteilt werden, und er wirkt Jahr für Jahr aufs Neue.
Wie groß dieser stille Hebel ist, macht eine einfache Rechnung deutlich: Bei rund 6,50 € Lebensmittelkosten pro Bewohner und Tag kommt ein Haus mit 80 Plätzen auf etwa 190.000 € Lebensmitteleinkauf im Jahr. Jeder Prozentpunkt, den Sie beim Einkauf günstiger werden, entspricht dann rund 1.900 € pro Jahr – Geld, das unmittelbar das Ergebnis verbessert, ohne dass sich am Pflegesatz, an der Belegung oder auf dem Teller etwas ändert.
Stellen Sie dem einmal gegenüber, welche Erhöhung des Verpflegungssatzes Sie durchsetzen müssten, um denselben Betrag zu erzielen – und wie viel Verhandlungsaufwand, Begründung und Wartezeit darin stecken. Der Einkauf liefert dasselbe Ergebnis, aber leise: ohne Antrag, ohne Gegenüber, ohne Aufschub. Deshalb der „stille" Gewinnhebel.
So heben Sie den Hebel
Den Einkauf sichtbar machen. Behandeln Sie den Lebensmittel-Wareneinsatz wie eine eigene Kennzahl im Wirtschaftsplan – pro Bewohner und Tag, regelmäßig ausgewertet. Was nicht gemessen wird, wird nicht gesteuert. Wie Sie diese Zahl einordnen, lesen Sie im Ratgeber Verpflegungskosten pro Bewohner und Tag.
Konditionen regelmäßig prüfen. Preise und Lieferkonditionen sind keine Naturkonstante. Als einzelnes kleines Haus haben Sie am Markt jedoch wenig Verhandlungsmacht – die guten Konditionen bekommen große Träger. Welche Beschaffungswege es gibt, zeigt der Ratgeber Lebensmitteleinkauf im Pflegeheim.
Volumen bündeln. Der wirksamste Weg, als kleines Haus an Großkunden-Konditionen zu kommen, ist, das eigene Einkaufsvolumen mit anderen zu bündeln – ohne dass sich am Lieferanten oder an den Küchenabläufen etwas ändert. Genau das leistet eine Einkaufsgemeinschaft.
Ehrlich eingeordnet
Der Wareneinkauf ersetzt keine auskömmliche Pflegesatzverhandlung. Wenn das verhandelte Entgelt die realen Kosten nicht deckt, ist und bleibt die Verhandlung mit den Kostenträgern der entscheidende Weg – und den sollten Sie mit derselben Sorgfalt führen wie bisher. Der Einkauf ist kein Ersatz, sondern eine Ergänzung: der eine Hebel, den Sie ohne fremde Zustimmung bewegen können, während die Erlösseite ihre eigenen, langsamen Regeln hat. Beides zusammen ergibt die gesunde Kalkulation.
Ein Wort in eigener Sache
Das Bündeln von Einkaufsvolumen ist genau das, was wir mit EKG Lebensmittel für kleine Pflegeeinrichtungen möglich machen. Wir bündeln das Einkaufsvolumen vieler Häuser zu über 800.000 € pro Jahr und geben die Großkunden-Konditionen, die ein führender deutscher Lebensmittellieferant dafür gewährt, an unsere Mitglieder weiter. Für Ihre Küche ändert sich dabei nichts: dieselben Produkte, derselbe Lieferant, dieselbe Versorgungssicherheit – nur der Preis ist besser, und der bessere Preis wirkt direkt auf Ihr Ergebnis.
Die Mitgliedschaft ist kostenfrei – keine Aufnahmegebühr, keine Beiträge –, es gibt keine Mindestlaufzeit, und Sie können zum Quartalsende mit nur zwei Wochen Frist kündigen. Voraussetzung ist eine ausreichende Bonitätsprüfung durch unseren Partnerlieferanten; zudem nehmen wir nur drei neue Einrichtungen pro Monat auf, damit der Start für jedes Haus sauber begleitet werden kann. Wie das speziell für Pflegeeinrichtungen funktioniert, lesen Sie auf unserer Seite Einkaufsgemeinschaft für Pflegeeinrichtungen. Was der Hebel für Ihr Haus konkret bedeutet, rechnen wir Ihnen gern kostenfrei und unverbindlich vor – eine kurze Anfrage über das Kontaktformular genügt.