Fach­kräfte­mangel in der Pflege­küche: Wie schlanker Einkauf das Team entlastet

Über den Fachkräftemangel in der Pflege wird viel gesprochen – gemeint ist dabei fast immer der Pflegedienst. Dass in Küche und Hauswirtschaft genauso händeringend gesucht wird, kommt in den Debatten selten vor. In Ihrem Haus dagegen jeden Tag: wenn die Köchin ausfällt und niemand einspringen kann, wenn die Hauswirtschaftsleitung seit Monaten eine Stelle nicht besetzt bekommt, wenn das verbliebene Team stillschweigend mitträgt, was eigentlich auf mehr Schultern gehört. Neues Personal lässt sich nicht herbeischreiben – auch nicht von uns. Aber es gibt eine Stellschraube, die dem vorhandenen Team Stunden zurückgibt, Woche für Woche: die Art, wie Ihr Haus einkauft.

Der heimliche Zeitfresser: Einkauf, der nebenher läuft

In kleinen Einrichtungen gibt es keinen Einkäufer. Es gibt eine Küchen- oder Hauswirtschaftsleitung, die den Einkauf zusätzlich macht – neben Speiseplan, Dienstplan, Hygienedokumentation und dem täglichen Kochen. Und dieses „zusätzlich" summiert sich, oft unbemerkt, weil es in vielen kleinen Portionen anfällt.

Da ist die Bestellung, die abends nach Dienstschluss gemacht wird, weil tagsüber keine ruhige Minute war. Die Fahrt zum Abholmarkt, weil zwei Positionen fehlen – eine Stunde weg, die in der Küche fehlt. Das Vergleichen von Angeboten dreier Lieferanten, das Prüfen von Rechnungen mit schwankenden Preisen, das Telefonat wegen der Reklamation. Jeder einzelne Vorgang ist klein. Zusammen sind sie ein stiller Nebenjob, der auf einer Stelle liegt, die ohnehin zu voll ist. Und anders als beim Kochen sieht diese Arbeit niemand: Auf dem Teller landet davon nichts.

Wenn dann noch eine Kraft fehlt, passiert das Gefährliche: Der Einkauf wird zur Restgröße. Bestellt wird hastig, sicherheitshalber zu viel, beim erstbesten Weg. Das kostet doppelt – Zeit und Geld. Welche Beschaffungswege es überhaupt gibt und was sie im Alltag bedeuten, haben wir im Ratgeber Lebensmitteleinkauf im Pflegeheim verglichen.

Was „schlanker Einkauf" konkret heißt

Schlanker Einkauf bedeutet nicht, weniger oder schlechter einzukaufen. Er bedeutet, die unsichtbare Arbeit rund um den Einkauf so weit wie möglich aus dem Haus zu schaffen. Vier Bausteine tragen dabei am meisten:

Ein Hauptlieferant statt vieler Quellen. Jede zusätzliche Bezugsquelle bedeutet eigene Bestellwege, eigene Lieferzeiten, eigene Rechnungen, eigene Reklamationswege. Wer den Großteil des Bedarfs über einen leistungsfähigen Lieferanten mit Lieferung ans Haus bündelt, ersetzt viele kleine Vorgänge durch einen eingespielten. Der Einzelhandel bleibt, was er gut kann: die Ausnahme für Spontanes – nicht der halbe Alltag.

Feste Bestellroutinen. Ein fester Bestelltag, eine feste Uhrzeit, eine Standard-Bestellliste, die zum Menüzyklus passt – das klingt banal und verändert doch alles. Aus „daran denken müssen" wird ein Termin. Aus einer Entscheidung unter Zeitdruck wird Routine, die auch eine Vertretung übernehmen kann, wenn die Leitung im Urlaub oder krank ist. Gerade das macht den Unterschied, wenn das Team dünn besetzt ist: Routinen sind vertretbar, Kopfwissen nicht.

Standardisierte Rezepturen und Listen. Wenn Rezepturen und Portionsmengen festgelegt sind, schreibt sich die Bestellliste fast von selbst – und es landet weniger Überschuss im Lager, der später Arbeit macht. Ordnung im Sortiment ist Ordnung im Kopf.

Das Verhandeln abgeben. Der größte Zeitblock, der sich komplett auslagern lässt, ist das Verhandeln von Preisen und Konditionen. Als einzelnes Haus verhandeln Sie aus einer schwachen Position – viel Aufwand für wenig Ergebnis. Genau diese Arbeit kann eine Gemeinschaft übernehmen, die für viele Häuser gleichzeitig spricht. Für Ihr Team heißt das: Es bestellt einfach wie gewohnt – und die Konditionen sind trotzdem verhandelt.

Entlastung ist auch Wertschätzung

Es gibt noch einen zweiten Grund, den Einkauf zu verschlanken, und er hat nichts mit Geld zu tun. Menschen, die in der Pflegeküche arbeiten, tun das selten wegen der Verwaltung – sie tun es, weil sie kochen wollen, für Menschen, die sich auf das Essen freuen. Jede Stunde, die das Team mit Bestellwesen, Preisvergleichen und Besorgungsfahrten verbringt, ist eine Stunde weniger für das, wofür es angetreten ist.

Wer die unsichtbare Arbeit reduziert, sagt seinem Team damit etwas: Eure Zeit ist wertvoll, und wir setzen sie dort ein, wo ihr wirkt. Das hält niemanden allein im Beruf – aber es macht die Stelle tragbarer, gerade in dünn besetzten Zeiten. Und es macht Ihr Haus als Arbeitgeber ein Stück attraktiver, ohne dass es etwas kostet.

Der Ehrlichkeit halber: Schlanker Einkauf ersetzt keine fehlende Fachkraft, und er zaubert keine Bewerbungen herbei. Er ist kein Wundermittel, sondern Arbeitsorganisation. Aber er ist einer der wenigen Hebel, die Sie sofort und allein bewegen können – und er bringt als Nebeneffekt auch noch bessere Preise mit. Wie groß dieser zweite Effekt sein kann, zeigt der Ratgeber Lebensmittelkosten im Pflegeheim senken, ohne dass die Bewohner es merken.

Ein Wort in eigener Sache

Den Baustein „Verhandeln abgeben" übernehmen wir: EKG Lebensmittel bündelt das Einkaufsvolumen vieler kleiner Pflegeeinrichtungen zu über 800.000 € pro Jahr und verhandelt damit Großkunden-Konditionen bei einem führenden deutschen Lebensmittellieferanten – Konditionen, die wir vollständig an unsere Mitglieder weitergeben. Ihr Team bestellt weiterhin beim selben Lieferanten, in denselben Abläufen, mit derselben Versorgungssicherheit. Auch die Anlage Ihres Hauses beim Partnerlieferanten übernehmen wir. Es kommt also keine neue Aufgabe in Ihre Küche – es geht eine hinaus.

Die Rahmenbedingungen sind bewusst einfach: Die Mitgliedschaft ist kostenfrei – keine Aufnahmegebühr, keine Beiträge –, es gibt keine Mindestlaufzeit, und Sie können zum Quartalsende mit nur zwei Wochen Frist kündigen. Damit jeder Start sauber begleitet werden kann, nehmen wir nur drei neue Einrichtungen pro Monat auf; Voraussetzung ist eine ausreichende Bonitätsprüfung durch unseren Partnerlieferanten.

Wie das speziell für Pflegeeinrichtungen funktioniert, lesen Sie auf unserer Seite Einkaufsgemeinschaft für Pflegeeinrichtungen. Und wenn Sie wissen möchten, was das für Ihr Haus und Ihr Team konkret bedeuten würde: Eine kurze Anfrage über das Kontaktformular genügt – kostenfrei und unverbindlich.