„Was nehme ich für das Menü?" – auf diese Frage antworten kleine Cateringbetriebe erstaunlich oft aus dem Bauch heraus: ein Blick auf den Wettbewerb, ein runder Preis, fertig. Das kann gut gehen. Es kann aber auch bedeuten, dass Sie bei jedem verkauften Essen ein paar Cent zulegen, ohne es zu merken – und das summiert sich über eine Saison zu einem echten Verlust. Dieser Ratgeber zeigt den Weg vom Einkaufspreis zum Angebotspreis Schritt für Schritt: nicht als Buchhaltung, sondern als Handwerkszeug, mit dem Sie vor jeder Zusage wissen, ob sich ein Auftrag rechnet.
Schritt 1: Der Wareneinsatz je Portion
Jede Kalkulation beginnt mit einer ehrlichen Zahl: Was kosten die Zutaten für eine Portion? Grundlage ist eine standardisierte Rezeptur mit Mengenangaben, bewertet zu Ihren aktuellen Einkaufspreisen. Wichtig sind dabei die Positionen, die man leicht vergisst: Putz- und Garverluste, Öl und Gewürze, Beilagen, das Getränk, das mitgeliefert wird. Ein Kilo ungeputztes Gemüse ergibt eben keine volle Portion Kilo auf dem Teller – wer den Schwund nicht einrechnet, kalkuliert von Anfang an zu niedrig.
Diese Zahl – der Wareneinsatz je Portion – ist zugleich der Zähler Ihrer Wareneinsatzquote. Wie Sie diese Kennzahl sauber berechnen und als Steuerungsgröße nutzen, lesen Sie im Ratgeber Food Cost / Wareneinsatzquote berechnen und steuern. Hier gehen wir den umgekehrten Weg: vom Wareneinsatz zum Preis.
Schritt 2: Vom Wareneinsatz zum Verkaufspreis – der Kalkulationsfaktor
Der einfachste und in der Gastronomie gebräuchlichste Weg ist die Aufschlagskalkulation: Sie multiplizieren den Wareneinsatz mit einem Faktor. Dieser Faktor ergibt sich unmittelbar aus der Wareneinsatzquote, die Sie anstreben.
Preis: Nettoverkaufspreis = Wareneinsatz × Kalkulationsfaktor
Ein Beispiel: Streben Sie eine Wareneinsatzquote von 40 Prozent an, ist Ihr Faktor 1 ÷ 0,40 = 2,5. Ein Gericht mit 2,50 € Wareneinsatz müssten Sie dann für 2,50 € × 2,5 = 6,25 € netto anbieten. Kontrolle: 2,50 € von 6,25 € sind genau die angestrebten 40 Prozent. Wollen Sie eine niedrigere Quote von 33 Prozent, steigt der Faktor auf rund 3 – und der Preis entsprechend. Der Faktor ist also kein willkürlicher Aufschlag, sondern die Kehrseite Ihrer Zielquote.
Was der Aufschlag alles tragen muss
Hier liegt der häufigste Denkfehler. Die Differenz zwischen Einkaufspreis und Verkaufspreis ist nicht Ihr Gewinn – sie ist der Betrag, aus dem alles andere bezahlt werden muss. Der Aufschlag trägt drei Blöcke:
Personalkosten. Vorbereitung, Kochen, Ausgabe oder Service, Spülen, Fahrten – die Arbeitszeit ist bei vielen Cateringformen der größte Posten überhaupt, größer als die Ware selbst.
Sach- und Gemeinkosten. Energie, Küche und Geräte, Fuhrpark, Verpackung und Einweggeschirr, Versicherung, Verwaltung. Kosten, die nicht an einem einzelnen Essen kleben, aber jeden Monat anfallen und mitverdient werden müssen.
Gewinn und Wagnis. Der Teil, der übrig bleiben soll – als Ertrag und als Puffer für Ausfälle, Fehlmengen und schlechte Monate. Ohne diesen Aufschlag arbeiten Sie bestenfalls kostendeckend, nie zukunftsfähig.
Ist Ihr Kalkulationsfaktor zu niedrig gewählt, subventionieren Sie in Wahrheit Ihre Kundschaft: Der Preis deckt die Ware und vielleicht das Personal, aber nicht die Gemeinkosten – und der Auftrag, der sich gut anfühlt, macht am Jahresende ein Loch. Deshalb muss die Zielquote so gewählt sein, dass der Aufschlag alle drei Blöcke realistisch trägt. Wer arbeitsintensiv produziert, braucht einen höheren Faktor als ein schlanker Lieferbetrieb.
Netto, brutto und die häufigsten Stolperfallen
Immer netto rechnen. Die Kalkulation läuft ohne Umsatzsteuer – die kommt erst am Schluss auf den Nettopreis. Ob auf Ihre Leistung 7 oder 19 Prozent Umsatzsteuer entfallen, hängt von der Art der Leistung ab und ist im Catering nicht immer trivial; klären Sie das im Zweifel mit Ihrer Steuerberatung, aber halten Sie die interne Kalkulation strikt netto.
Mengen realistisch ansetzen. Kalkulieren Sie mit den tatsächlich produzierten Portionen, nicht mit den verkauften – Überproduktion und Reste sind bezahlte Ware ohne Erlös und drücken Ihre echte Quote nach oben.
Preisschwankungen einplanen. Ihr Einkaufspreis ist keine Konstante. Besonders heikel wird das bei Festpreisverträgen mit Kitas, Schulen oder Betrieben, die über Monate oder ein ganzes Jahr laufen: Ein Preis, der heute knapp kalkuliert ist, kann bei steigenden Einkaufspreisen schnell zum Verlustgeschäft werden. Kalkulieren Sie hier einen Puffer ein und rechnen Sie regelmäßig nach.
Kalkulation trifft Markt
Eine saubere Kalkulation liefert Ihnen den kostendeckenden Preis – Ihre Untergrenze. Was der Markt hergibt, ist eine zweite, unabhängige Frage. Manchmal liegen beide bequem auseinander, manchmal drückt der Wettbewerb den erzielbaren Preis unter Ihre Kalkulation. Dann haben Sie genau drei Möglichkeiten: den Auftrag ablehnen, bewusst mit knapper Marge annehmen – oder Ihre Kosten senken.
Und hier zeigt sich, warum der Einkaufspreis der dankbarste Hebel ist. Sinkt Ihr Wareneinsatz, ohne dass Sie an Rezeptur oder Portion etwas ändern, verbessert sich Ihre Kalkulation an der Wurzel: Bei gleichem Verkaufspreis wächst Ihre Marge – oder Sie können einen wettbewerbs- fähigen Preis anbieten und bleiben trotzdem profitabel. Zur Einordnung: Eine Großküche mit rund 190 Verpflegungstagen und täglich etwa 500 Essen bei 2,50 € Wareneinsatz kauft im Jahr für rund 237.500 € ein; jeder Prozentpunkt günstigerer Einkauf sind rund 2.375 € im Jahr, die direkt in dieser Rechnung landen.
Ein Wort in eigener Sache
Genau an dieser Wurzel setzen wir an. EKG Lebensmittel bündelt das Einkaufsvolumen vieler kleiner Caterer, Kita- und Schulküchen, Betriebskantinen und Mensen zu einem gemeinsamen Volumen von über 800.000 € pro Jahr und gibt die Großkunden-Konditionen eines führenden deutschen Lebensmittellieferanten an jedes einzelne Mitglied weiter. Für Ihre Kalkulation heißt das: derselbe Warenkorb, dieselbe Qualität, dieselben Rezepturen – nur ein niedrigerer Wareneinsatz, und damit mehr Spielraum in jeder Preisverhandlung.
Die Rahmenbedingungen sind bewusst einfach: Die Mitgliedschaft ist kostenfrei – keine Aufnahmegebühr, keine Beiträge –, es gibt keine Mindestlaufzeit, und Sie können zum Quartalsende mit nur zwei Wochen Frist kündigen. Damit wir jeden Betrieb sauber anbinden können, nehmen wir nur drei neue Mitglieder pro Monat auf; der Partnerlieferant führt vor der Aufnahme eine übliche Bonitätsprüfung durch.
Was das für Ihre Kalkulation konkret bedeutet, lesen Sie auf unserer Seite Einkaufsgemeinschaft für Caterer & Großküchen – oder Sie stellen direkt eine kostenfreie, unverbindliche Anfrage über das Kontaktformular. Wir vergleichen Ihre heutigen Einkaufspreise mit den Konditionen der Gemeinschaft und rechnen Ihnen vor, was möglich ist.