Große Cateringunternehmen haben Controller, die täglich auf eine einzige Kennzahl schauen: die Wareneinsatzquote, international Food Cost genannt. Kleine Betriebe haben denselben Bedarf, aber selten die Zeit, sich durch Betriebswirtschaftslehre zu arbeiten. Dabei ist die Kennzahl weder kompliziert noch aufwendig. Wer sie einmal sauber aufsetzt, sieht jeden Monat, ob die Marge stimmt, und merkt es früh, wenn sie zu kippen beginnt. Dieser Ratgeber erklärt die Grundlagen: was die Quote aussagt, wie Sie sie richtig berechnen und wie Sie sie steuern.
Was die Wareneinsatzquote aussagt
Die Wareneinsatzquote setzt zwei Zahlen ins Verhältnis: was Sie für Lebensmittel und Getränke ausgegeben haben und was Sie mit den daraus produzierten Speisen umgesetzt haben.
Wichtig sind zwei Feinheiten. Erstens: Gerechnet wird auf beiden Seiten mit Nettowerten, also ohne Umsatzsteuer. Zweitens: Der Wareneinsatz umfasst nur Lebensmittel und Getränke, nicht Personal, Energie oder Verpackung. Ein vereinfachtes Zahlenbeispiel: Kostet Sie ein Mittagessen 2,50 € an Ware und geben Sie es, rein angenommen, netto für 6,25 € ab, liegt die Quote bei 40 Prozent. Von jedem eingenommenen Euro gehen dann 40 Cent für Ware wieder hinaus. Aus den übrigen 60 Cent müssen Personal, Energie, Fuhrpark und Ihr Gewinn bestritten werden.
Einen allgemein „richtigen" Zielwert gibt es nicht, denn die Quote hängt stark vom Konzept ab. Ein Frischkoch-Betrieb hat eine andere Struktur als ein Betrieb mit hohem Convenience-Anteil, ein Schulcaterer eine andere als ein Event-Caterer mit Personal-lastigen Buffets. Entscheidend ist deshalb weniger der Vergleich mit anderen als der Vergleich mit sich selbst: die eigene Quote kennen, ihr Ziel festlegen und den Trend beobachten.
Richtig berechnen: der Bestand macht den Unterschied
Der häufigste Fehler in kleinen Betrieben: Als Wareneinsatz wird die Summe der Lieferantenrechnungen des Monats genommen. Das verzerrt die Quote, denn was Sie im Monat eingekauft haben, ist nicht dasselbe wie das, was Sie verbraucht haben. Wer Ende des Monats das Lager für eine Großveranstaltung auffüllt, hat auf dem Papier einen furchtbaren Monat und im Folgemonat einen unrealistisch guten.
Dafür genügt eine monatliche Inventur des Lebensmittellagers. Bei überschaubarem Sortiment ist das eine Sache von unter einer Stunde, wenn das Lager geordnet ist. Wer zusätzlich Eigenverbrauch und Personalessen herausrechnet, bekommt eine noch genauere Zahl. Hat Ihr Betrieb mehrere Bereiche, rechnen Sie die Quote für jeden getrennt: Mittagsverpflegung, Event-Catering und Zwischenverpflegung haben oft sehr unterschiedliche Strukturen, und ein Durchschnitt über alles verdeckt mehr, als er zeigt.
Die zweite Ebene: Wareneinsatz pro Gericht
Die Monatsquote zeigt das große Bild. Gesteuert wird aber auf der Ebene des einzelnen Gerichts. Dafür brauchen Sie standardisierte Rezepturen mit Mengenangaben pro Portion, bewertet zu Ihren aktuellen Einkaufspreisen. Vergessen Sie dabei die unsichtbaren Anteile nicht: Putz- und Garverluste (aus einem Kilo ungeputztem Gemüse wird kein volles Kilo auf dem Teller), Öl, Gewürze, Beilagen und das Brötchen am Rand. Erst mit diesen Positionen stimmt die Kalkulation.
Der Lohn der Mühe: Sie sehen schwarz auf weiß, welche Gerichte Ihre Marge tragen und welche sie still auffressen, und können den Speiseplan entsprechend austarieren. Ein teures Lieblingsgericht darf bleiben, wenn günstigere Renner es ausgleichen. Entscheidend ist der Mix. Wie Sie anschließend vom Wareneinsatz zu einem kostendeckenden Angebotspreis kommen, ist ein Thema für einen eigenen Ratgeber. Hier geht es zunächst darum, die Zahlen sauber zu kennen.
Die Quote steuern: zwei Wege, ein Ziel
Steigt die Quote über Ihr Ziel, gibt es zwei Stellhebel: den Zähler und den Nenner. Am Nenner (dem Umsatz) zu drehen heißt: Preise anpassen. Das ist bei laufenden Verträgen mit Kitas, Schulen oder Betrieben oft erst zum nächsten Stichtag möglich. Bleibt der Zähler: der Wareneinsatz. Und der lässt sich auf zwei grundverschiedene Arten senken.
Weg 1: weniger Ware verbrauchen. Portionen präzise steuern, Überproduktion abbauen, Verschwendung reduzieren, Rezepturen straffen. Das ist tägliche Arbeit in der Küche. Die sieben wichtigsten Ansatzpunkte haben wir im Ratgeber Wareneinsatz in der Großküche senken: 7 Hebel ohne Qualitätsverlust beschrieben, die Vertiefung zum Thema Verschwendung im Ratgeber Lebensmittelverschwendung in der Großküche reduzieren.
Weg 2: dieselbe Ware günstiger einkaufen. Das ist der stillere der beiden Wege, denn er verlangt von der Küche nichts: Produkte, Rezepturen und Portionen bleiben gleich, der Preis pro Kilo sinkt, und mit ihm sinkt die Quote. Zur Einordnung: Eine Großküche mit rund 190 Verpflegungstagen im Jahr und täglich etwa 500 Essen bei rund 2,50 € Wareneinsatz pro Essen kauft im Jahr für rund 237.500 € Lebensmittel ein. Jeder Prozentpunkt, den der Einkauf günstiger wird, entspricht dann rund 2.375 € pro Jahr, und das in jedem Jahr, ohne dass in der Küche etwas anders laufen muss.
In der Praxis gehören beide Wege zusammen: Der erste braucht Aufmerksamkeit im Alltag, der zweite eine einmalige Entscheidung über den Einkaufsweg. Kleine Betriebe ohne eigenen Einkauf haben beim zweiten Weg allerdings ein strukturelles Problem: Allein fehlt ihnen das Volumen für echte Großkunden-Konditionen.
Ein Wort in eigener Sache
An diesem Punkt setzen wir an. Mit EKG Lebensmittel kaufen auch kleine Caterer, Kita- und Schulküchen, Betriebskantinen und Mensen als Teil einer Gemeinschaft ein, die insgesamt über 800.000 € Einkaufsvolumen pro Jahr bündelt. Caterer und Pflegeeinrichtungen kaufen dort weitgehend dieselben Warengruppen, deshalb stärkt jedes Mitglied die Verhandlungsposition aller, auch Ihre. Für Lebensmittel verhandeln wir mit einem führenden deutschen Lebensmittellieferanten und geben die Großkunden-Konditionen an jedes einzelne Mitglied weiter. Für Ihre Küche und Ihre Kalkulation heißt das: Warenkorb, Qualität und Rezepturen bleiben, wie sie sind, und der Zähler Ihrer Wareneinsatzquote wird kleiner.
Die Bedingungen sind kurz: Die Mitgliedschaft kostet weder Aufnahmegebühr noch Beiträge. Es gibt keine Mindestlaufzeit, und Sie können mit zwei Wochen Frist zum Quartalsende kündigen. Damit wir jeden Betrieb sauber anbinden können, nehmen wir nur drei neue Mitglieder pro Monat auf. Vor der Aufnahme führt der Partnerlieferant eine übliche Bonitätsprüfung durch.
Was das für Ihre Quote konkret bedeutet, lesen Sie auf unserer Seite Einkaufsgemeinschaft für Caterer & Großküchen. Oder Sie stellen direkt eine kostenfreie, unverbindliche Anfrage über das Kontaktformular. Wir vergleichen Ihre heutigen Einkaufspreise mit den Konditionen der Gemeinschaft und rechnen Ihnen vor, was möglich ist.